Учет как политика:мониторинга транспорта и налогообложение

Вступивший в силу в январе 2013 года Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и последовавшие за этим разъяснения Минфина и Налоговой службы значительно расширили поле для использования средств мониторинга транспорта в расчетах по налогообложению. Но для того чтобы максимально использовать потенциал средств объективного контроля, автоперевозчик должен разработать правильную учетную политику

С переходом к рыночным отношениям изменились подходы к постановке бухгалтерского учета в организациях. От жесткой регламентации учетного процесса со стороны государства в прошлом сейчас перешли к разумному сочетанию государственного регулирования и самостоятельности организаций. Сущность новых подходов к постановке бухгалтерского учета заключается в том, что на основе установленных государством общих правил бухучета организации самостоятельно разрабатывают учетную политику решения поставленных задач.

Неудивительно, что все более важная роль в учетной политике отводится системам мониторинга транспорта, зарекомендовавшим себя в качестве эффективного инструмента оперативного управления не только грузовыми и пассажирскими автопарками, но и парками спецтехники.

О том, как избавить бухгалтерию от вала ручной и бумажной работы, а руководство предприятия снабдить пищей для размышлений о повышении «коэффициента полезного действия компании», мы решили рассказать на примере составления первичного учетного документа — путевого листа. Выбор наш не случаен, ведь именно в путевом листе изначально фиксируются самые важные учетные  данные: работа водителя, маршрут, километраж и расход топлива. А помогут нам со всем этим разобраться специалисты компании Omnicomm.

КИЛОМЕТРЫ НА УЧЕТЕ

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, в автопредприятии таким документом является путевой лист, который требует правильного заполнения. Следует отметить, что наиболее привычной формой путевого листа для многих транспортных компаний до сих пор остается унифицированная форма, утвержденная Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. №78, однако сегодня она является не совсем удобной по причине громоздкости и ограниченного срока действия: путевой лист заполняется на один день (исключение сделано только для дальних рейсов), что не способствует упрощению документооборота.

Один из вариантов автоматизированной выдачи путевых листов предлагают партнеры Omnicomm

Ранее эта госкомстатовская форма являлась строго обязательной, но после вступления в силу Закона о бухучете №402-ФЗ ее статус изменился, и сегодня этот документ является лишь рекомендованным к применению (информация Минфина РФ №ПЗ-10/2012). Зато теперь перевозчики могут разработать форму путевого листа самостоятельно, оформив его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца, но при одном условии: в «самиздатовском» документе должны найти отражение все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете, а еще должна прослеживаться экономическая целесообразность ведения самостоятельной формы.

Чтобы полностью узаконить фирменный путевой лист, его следует прописать в графике документооборота предприятия. По мнению специалистов по бухучету, оптимальный вариант формулировки примерно таков: вводится самостоятельно разработанная форма путевого листа на основе госкомстатовской, но с регулируемым сроком действия. Теперь путевой лист можно использовать целый месяц.

Крайне важными для целей налогообложения сведениями, которые фиксируются в путевом листе, являются служебное задание и ключевые пункты маршрута. Почему налоговую инспекцию так интересует маршрут следования транспортного средства? Потому что именно в этих сведениях легче всего найти неподтвержденные расходы. Вот лишь один пример. Допустим, в путевом листе указан маршрут Москва — Дмитров, но машина ехала не по трассе, а делала развоз по точкам, пробег составил 160 км. Инспектор задает те же два пункта маршрута в обычном поисковике и получается всего 120 км. В данном случае разница по версии инспектора — это неподтвержденные расходы со всеми вытекающими последствиями.

Совсем другое дело, если все точки, где и когда ехал автомобиль, указаны корректно, тогда претензиям просто неоткуда взяться. Но все ли готовы к такому скрупулезному заполнению путевого листа?

Автоматизировать значительную часть процессов, которые выполняются вручную, можно при помощи средств ГЛОНАСС/GPS-мониторинга. Тем более что те системы, которые уже сегодня стоят на вооружении транспортных компаний, способны с высокой точностью отображать все ключевые точки пройденного маршрута. Единственный нюанс: срок архива может быть ограничен, впрочем, все зависит от оператора и от подключенного пакета услуг.

Итак, перевозчики вправе использовать данные системы ГЛОНАСС/GPS для подтверждения маршрута в дополнение к путевому листу. Основание — письмо Минфина России от 16.06.2011 г. №03-03-06/1/354, в котором сообщается, что при составлении путевых листов «могут использоваться данные приборов учета и контроля перемещения транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь». Приняв это как руководство к действию, транспортная компания должна сделать две вещи. Во-первых, закрепить указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. Во-вторых, позаботиться о договоре на установку и обслуживание этих систем и, что важно, иметь сертификат, подтверждающий правильность показаний приборов. Сами же распечатки, заверенные подписью должностного лица, будут считаться неотъемлемой частью путевого листа. Вручную ничего вписывать уже не требуется.

К слову, есть расширенное толкование документооборота, суть которого в том, что для целей налогообложения путевые листы вообще можно не вести, если есть возможность подтвердить пробег иным способом, например данными навигационной системы ГЛОНАСС, но такое упрощение чревато претензиями, предупреждают эксперты. Хотя Минфин все же поддерживает налогоплательщиков.

Ранее отмечались случаи, когда данные спутниковой системы расходились с показаниями одометра. Зачастую это встречалось у строительной и коммунальной техники, которая часто заезжает в места с ослабленным спутниковым сигналом (туннели, эстакады, дворы) и нередко движется задним ходом. В настоящее время по сути любая система мониторинга считывает показания одометра. И никаких периодических корректировок не требуется.

НОРМЫ ДЛЯ ЛЕНИВЫХ?

Другой, не менее интересной темой для тесного взаимодействия системы мониторинга и бухгалтерии является учет расхода топлива. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 г. №AM-23-p. Именно эти нормы всегда использовались для расчетов по налогообложению. Скажем больше. Некоторые бухгалтеры до сих пор придерживаются минтрансовских норм, считая их чуть ли не единственным легальным вариантом списания топлива, мол, при исчислении налога на прибыль они обязательны. Однако Минтранс не брал на себя миссию заниматься налогообложением, у этого ведомства абсолютно другие задачи.

А что говорится по этому поводу в налоговом кодексе? Разъяснения можно найти, например, в письме Минфина России от 27.01.2014 г. №03-03-06/1/2875, где есть сообщение о том, что расходы на содержание транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных) относятся к прочим расходам, а налоговый кодекс не предусматривает нормирование таких расходов. Иными словами, действующее законодательство РФ не содержит положений, ограничивающих возможность принятия к учету для целей налогообложения расходов на горючесмазочные материалы. Здесь нужно сделать оговорку: при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать методические рекомендации Минтранса от 14.03.2008 г. Впрочем, зная все это в подробностях, некоторые транспортные компании до сих пор говорят, что не стоит изобретать велосипед: если есть нормы, то почему бы ими не пользоваться? Другое дело, что зачастую эти нормы весьма далеки от реальности, хотя бы потому, что исходником для расчетов, как правило, является «паспортный» расход топлива, замеренный в ходе специальных испытаний нового автомобиля. Основная цель испытаний такого рода — дать сравнительное представление о топливной экономичности транспортных средств разных моделей и марок в единых условиях. Для того чтобы использовать эти результаты в реальной эксплуатации, нужно учитывать и год выпуска, и пробег, и целый ряд других факторов. Иначе концы с концами не свести.

При составлении путевых листов можно использовать данные только сертифицированных приборов

Итак, теперь мы знаем, что предприятие может устанавливать нормы расхода топлива самостоятельно, но в том случае, если это отражено в учетной политике. Причем для установления собственных норм налогоплательщик вправе сделать заявку на разработку соответствующей научной организации, взять за основу техническую документацию или замерить расход топлива самостоятельно. Что касается замеров, то они делаются самыми разными способами, от классических — в виде подключения топливной системы к мерному бачку, до самых современных, включая монтаж высокоточного дополнительного датчика уровня топлива в баке. Важная деталь: все замеры необходимо узаконить актами, подписав их коллегиально, специальной комиссией, которую должен предварительно назначить руководитель предприятия. Установленную норму тоже должен утвердить руководитель. Но здесь главное не переборщить, советуют эксперты. Один из наших собеседников привел живой пример, когда в транспортной организации закупили 20 тонн дизельного топлива, а в итоге с учетом нормы списали 25 тонн. Можно не сомневаться, что налоговые органы быстро вычислят такой подвох.

Несколько слов о списании топлива по фактическому расходу, т.е. по показаниям системы мониторинга. Как уже отмечалось, вся законодательная база для этого имеется, и автопредприятие вправе использовать такой инструмент списания топлива по факту, прописав соответствующий алгоритм в утвержденном графике документооборота.

Автоматизация, позволяющая облегчить сразу несколько финансово-хозяйственных операций, по сути уже становится рыночным продуктом. Однако далеко не все перевозчики спешат этим воспользоваться. И вот почему. Представьте ситуацию, что в дороге у автомобиля возникла техническая неисправность. Например, прохудился топливный бак. Система мониторинга зафиксирует, что расход топлива идет, а километраж не добавляется. Невольно возникает путаница. Чтобы не попадать в такие ситуации, эксперты советуют принять «гибридный» способ учета — утвердить для каждого типа транспортного средства фиксированную норму, но ориентироваться на показания системы мониторинга. В таком случае в учетной политике должна присутствовать примерно такая фраза: «Расход топлива списывается по фактическим показаниям системы ГЛОНАСС, но не более установленной нормы».

В итоге, если в путевом листе будут фигурировать конечные данные для списания топлива, пропадает необходимость учета показаний одометра. Но отказываться от цепочки километража эксперты не советуют. Опять же из соображений дублирования на случай нештатных ситуаций. Тем более что пробеги фиксируются не вручную, а машинным способом.

Источник: 5koleso.ru

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий

Вы должны быть авторизованы, чтобы разместить комментарий.